机构资金规则和条例
学生代理机构帐户规章制度
权威: 商业事务及大学服务
颁布或修订日期: 2016年9月修订
一般
代理资金是由作为托管人的机构持有的资金, 当他们的监护权对皇冠博彩网址有利时. 这些资金可以代表学生组织、教职员工或其他第三方持有. 皇冠博彩网址暂时持有这些资金，对它们没有所有权.
目的
为机构资金的运作和使用提供一般指引.
范围
这些政策和程序适用于希望设立机构基金的所有麦克尼部门.
客观的
- 保护皇冠博彩网址的账户，防止浪费、欺诈和效率低下.
- 确保会计记录的准确性和可靠性.
- 减少发生错误或损失的机会，同时不因增加内部控制而产生不合理的额外费用.
审计
大学资金随时受到内部审计员的审计.
一般规则
- 机构资金必须始终保持现金余额为正.
- 该基金的负责人必须是皇冠博彩网址的员工.
-
此人负责以书面形式向行政会计办公室提供任何可能改变基金状况的信息. 这包括:
- When responsibility for the fund is reassigned; and
- 当基金处于不活跃状态而应关闭时.
- 被指定为基金托管人的个人有责任确保他/她所控制的基金遵循适当的文件程序, 并确保只从账户中支付经批准的支出. 任何出现在基金汇总表上的未经批准的支出都应报告给行政会计. 进一步, 基金托管人有责任在审查和批准导致从其任何帐户支出资金的交易时采取适当的谨慎态度.
申请新基金
一个新的基金可以通过完成 代理基金申请表格. 填写这些表格的任何问题都可以直接联系辅助会计助理，电话475-5095.
存款
所有在校园收到的钱都送到史密斯大厅的出纳办公室进行处理和存款. 各部门收到的所有款项必须在收到后24小时内(不包括周末和大学假期)送到出纳处处理.
所有的基金必须有一个 存款形式 用现金, 支票和信用卡分开计算, 联系信息, 索引号, 和账号.
参考:皇冠博彩网址, 学生, 学生组织, 学生组织及代理帐户, 现金处理和现金回收条例, 现金收款及存款.
支付
付款可以支付给供应商，也可以支付给个人. 这是通过完成一个 机构支票申请表格 并附上适当的文件(例如:收据、发票). 如果提前需要资金, 必须填写机构支票申请表，然后基金托管人负责保存足够的文件以支持支出. 完成的表格必须在下午1点之前由辅助会计助理收到，以便在下一个工作日提供支票.
零用现金报销表可以使用 零用现金凭证 购买100美元以下的零用现金.
参考: 皇冠博彩网址, 学生, 学生组织, 学生组织及代理帐户, 现金处理和现金回收条例, 零用现金.