购买指南
小额采购和竞争性采购限制
参考州长行政命令: http://www.ulm.edu/purchasingoffice/jbe-2020-21-small-purchases-amending-jbe-2017-18.pdf
在采购订单被采购部门处理之前，申请单必须满足所有要求的批准. 以下所示的处理时间不包括申请等待批准或未完成的时间.
全买或不买: 有时候，一个部门要求的产品应该来自同一个供应商(而不是特定的供应商)，以确保颜色匹配, 兼容性, 等. 在这种情况下, 投标的规格必须包括“全有或全无”条款，表明符合规格且总出价最低的供应商将获得投标. 否则，按项目中标. 道具也可以根据“全有或全无”的原则进行分组和奖励. 如果一个部门希望在“全有或全无”的基础上授予投标项目或一组投标项目, 它应作为申请的文件说明清楚地说明理由.
申请的处理方式如下:
1万美元以下.00 -非竞争性，不需要投标
物品可以在公开市场上从建议的供应商处购买，只要申请的总金额, 包括航运, is $10,000.00或更少.
申请费1万美元起.01 – $20,000.00竞争性投标
必须通过电话、传真或其他方式征求至少三(3)份报价. 至少要给供应商24小时的回复时间.
申请费2万美元起.01 – $30,000.00竞争性投标
至少五(5)个报价必须通过传真或书面征求. 招标书应允许至少三(3)天的时间接受投标.
申请额超过3万美元.00竞争性密封投标
书面报价必须以密封投标的形式向至少五(5)个合格投标人征集，并在国家官方刊物上发布公告，并在国家采购LaPAC网站上发布. 最低投标期为10天(必要时为10天)，但典型的投标期为21天. 如果有投标前会议，可能需要超过21天的时间. 估价在3万美元或以上的投标必须做广告，费用由投标部门承担.
对于以下项目, 电话或传真报价必须征求至少3个合格投标人:
- 会议设施
- 汽油和燃料采购
- 飞机和巴士包租
- 牲畜饲料商品
- 种子商品
注意: 订购家具或制服时，可能需要长达六(6)个月的时间才能获得. 请做相应的计划.
品牌 只可用于产品规格中，以表示供应品的质量标准, 所需的服务或大修，不限制投标人指定的品牌. 等价的供应, 服务, 或大修将是可接受的，并在投标邀请书中说明. 当在规格中使用品牌名称时, 你应该列出对你来说特别的和必要的产品特性. 这样，备选方案必须具有列出的特性，否则就不等效. 不要列出对你的需求不重要的功能. 您可能需要证明为什么特定功能是必要的.
- 如果必须购买特定的品牌名称，以便与现有设备一起工作, 您必须填写“独家来源或专有购买证明”表格.
竞争性采购例外
有些商品不需要出价. 这类订单一般在一周内处理完毕. 这些商品包括但不限于以下内容:
- 直接从出版社购买的教科书
- 国家合同项目
- 广告(校长批准)
- 计算机软件(15万美元以下).00)
- 会费(一万元以下)
- 维修从授权经销商处获得的设备零件
- 运费
- 合格的唯一来源采购
- 合格的紧急购买
- 实验室科学及研究豁免($30,000以下)
国家合同: 国家合同是由国家采购公司投标后签订的合同. 学校可以根据国家合同采购项目，不进行招标. 国家采购合同网站: http://wwwcfprd.doa.louisiana.gov/osp/lapac/ecat/dsp_ecatsearchlagov.cfm
进入国家合同征用时, 请在申请时输入SC或国家合同，并参考国家合同编号.
广告: 所有广告在投放前必须经过采购部门，并得到总裁的批准.
授权经销商路易斯安那州法律允许直接从原始设备制造商或其授权经销商处购买非竞争性的设备维修和/或相关维修零件(不包括零件库存). 确保大学遵守规定, 需要公司授权代理证明其目前的经销商身份. 在进行任何维修或购买维修零件之前，应填写授权经销商证书表格并连同采购申请单一起提交给采购部.
独家采购只有当某项要求可从单一供应商处获得时，才允许单一来源采购. 对某一特定品牌产品的要求，如果该产品有多个潜在投标人或供应商，则不能作为唯一来源采购的理由. 在有合理怀疑的情况下，将征求竞争意见. 情况的例子, 哪一个可能需要单一来源采购, 具体如下:设备的兼容性, 配件, or replacement parts is the paramount consideration; Procurement of public utility 服务.
有资格作为唯一来源购买, 一个约会, 必须从供应商处获得签署的唯一来源信，说明他们是产品的唯一分销商，他们必须提供有效的报价. 校园部门必须填写“独家来源或专有采购证明”表格，并将其转发给采购部门. 在输入唯一来源申请时，请在评论字段中输入SL作为分类.
紧急采购紧急情况是对公众健康造成威胁的情况, 福利, 或安全，如可能引起的洪水, 流行, 骚乱, 设备故障, 或行政处长宣布的其他理由. 这种情况的存在造成了对供应品的迫切和严重的需要, 服务, 或通过正常采购方法无法满足的重大维修，缺乏这些将严重威胁路易斯安那州政府的运作, 财产的保存或保护, 或是任何人的健康和安全.
紧急情况发生时, 如有可能，请求部门应联系采购部. 应提出申请，要求提供处理紧急情况所需的用品和/或服务. 请在申请单的注释字段中输入EM作为分类. 必须向采购部提交一份详细的书面解释，说明紧急情况. 这个解释还必须指明紧急情况报告给的买方. 实验室科学研究豁免 根据行政命令, 为实验室科学研究(非教室使用)而采购的科学和实验室用品/设备允许采用非竞争性招标程序。. 每笔交易的采购金额不得超过3万美元. 各部门必须填写豁免表格，并提交供应商的有效报价和批准申请单.