采购

采购部的职能

采购部门有唯一的权力订购供应品, 材料, 和设备，并向大学提供合同服务. 未经采购部门的明确和特别许可, 没有大学部门可以直接通过信件订购, 电话, 传真, 电子邮件, 电报或任何其他方式. 大学将不承担任何义务，除非事先发出和正式授权的采购订单. 还记得, 院长应该做什么?, 导演, 副总统, 总统或预算官员批准购买, 他们正在批准通过采购部进行采购, 但不是让你自己去买. 请记住，采购部门必须按照国家法律运作.

  • 采购政策和程序适用于所有由大学管理的基金，无论这些基金是否属于部门预算运作, 系统, 或者受到限制(包括教授职位), 河船基金和学生组织). 存入大学的任何资金都被视为大学基金, 并且必须根据现行的大学和国家政策进行支出.
  • McNeese公司的采购部是所有其他部门的服务部门. 因此, 政策和程序的设计是为了服务于所有部门的利益，并满足路易斯安那州的政策要求.
  • 通过专业化和集中采购, 采购部门能够尽可能经济、方便地采购物资和设备.

采购程序

部门输入所需货物/服务的采购申请单. 这样的请求被发送给Banner系统中指定的审批人进行审批.

一旦所有必要的批准都得到满足, 采购申请单被发送到采购部. 在这一点上，申请被路由到买方进行审查和处理. 注:批准的采购申请单不授予部门下订单的权力. 没有从采购部门取得的有效订单号，不能下订单.

  • 如果部门有需要，必须由个人进行购买，并且该个人需要报销, 事先必须得到部门预算负责人和采购部的批准. 当输入报销申请单时，必须将收据转发给采购部，并指定申请号，并且必须输入一份文件说明，指定批准采购的采购人员.

买方检查规格是否清楚和完整. 如果需要额外的信息来处理申请，买方将在必要时与部门联系. 一旦申请被接受, 投标书或采购订单根据采购类型而定. 如果投标是必要的, 投标文件将提交给供应商，这些投标将在指定的日期和时间开标. 投标被制成表格，采购订单将提交给出价最低的投标人. 如果不需要投标，则准备采购订单，邮寄或传真给供应商. 订购的物品由MSU仓库接收，然后交付给订购部门. 当物品未按规定收到时, 部门应尽快通知采购订单上所列的买方，以便与供应商进行跟进. 从仓库收到材料后, 部门必须系统地接收这些项目，以便收到发票后可以处理.

未经授权的购买:未经采购部门批准的采购属于, 在一般情况下, 未经授权的购买. 这些购买是非法的，付款是购买者的责任. 然而, 因为购买是以皇冠博彩网址的名义进行的, 在某些情况下，大学将支付未经授权的购买. 在这种情况下，必须向采购部提交一封解释信，说明为什么没有遵循适当的程序. 如果“借口”是有效的，购买将被支付. 如果没有，付款是买方的责任. 所有未经授权的采购的档案将被保存并定期转交给商务副总裁.

旅游相关采购: 采购部门将只参与与旅行相关的采购，以获得包机报价. 国家旅行条例载于以下连结: http://www.doa.la.gov/doa/ost/ppm-49-travel-guide/      

请与旅游部联系，电话分机. 有任何与旅行有关的问题

零用现金行政会计部用零用现金处理采购. 零用现金的限额是100美元.00. 这并不意味着100美元.每间店00元. 这意味着所需物品的总价格不能超过100美元.00. 如果购买金额超过100美元.00时，必须输入采购申请单.  零用现金不能用于食品或服务.

毯子订单: 一揽子订单是特定供应商在一段时间内的资金负担，预计会进行少量的定期采购. 一般来说，这个时间段是从7月1日到5月15日. 当输入一揽子订单申请时，请在评论字段中键入BO作为分类. 

不能使用一揽子订单来避免遵循常规采购条例和程序.

一揽子订单最初将设置为最高1,000美元.大多数情况下是00美元. 这是部门的责任, 和供应商一起, 确保总订单中采购的总金额不超过采购订单中规定的金额.

学生团体不能使用一揽子订购来购买奖品或奖品. 这些项目必须在单独的申请中完成，并且必须在申请中注明所申请的项目是用于赛事奖品的.

租约及租金 大部分的租赁和租赁都是按照购买的方式处理的. 任何例外情况必须得到采购部门的确认和批准.

用预付款 在以下情况下是允许的:

  • 报纸和杂志的订阅和续订
  • 会费
  • 注册费
  • 仅限运动员医疗费

发票, 注册表单, 或续订公告必须转发给采购部，并注明这类采购的申请编号. (请在文件的右上角写上申请编号，如果每个申请编号有多于一份文件, 请将文件装订或用回形针夹在一起.)当输入随附付款申请单时, 请在评论栏中输入PE作为分类. 

如果部门有需要，必须由个人进行购买，并且该个人需要报销, 之前 批准必须由部门预算负责人和采购部批准. 注:批准的采购申请单不授予部门下订单的权力. 当申请进入报销时, 在申请单的注释字段中输入PE作为分类. 收据必须转发给采购部，并在文件的右上角写上申请号. 必须输入一个文件说明，说明采购人员批准进行采购.